Was ist euBP?
Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ist seit dem 1. Januar 2023 für alle Arbeitgeber verpflichtend. Sie betrifft die digitale Übermittlung prüfrelevanter Lohndaten an die Deutsche Rentenversicherung (DRV) – ab 2025 auch Daten aus der Finanzbuchhaltung.
Was bedeutet das für Ihren Betrieb?
Gastgewerbliche Betriebe, die häufig mit externen Lohnbüros, Steuerberatern oder branchenspezifischer Abrechnungssoftware arbeiten, müssen sicherstellen, dass ihre Systeme euBP-fähig und systemgeprüft sind. Die Datenübertragung erfolgt über das eXTra-Verfahren (XML-basiert).
Besonderheit bei Software- oder Dienstleisterwechsel
Ab dem 1. Januar 2025 gilt:
- Vor dem Wechsel der Lohnabrechnungssoftware oder des Dienstleisters müssen alle prüfrelevanten Daten aus dem bisherigen System an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) übermittelt werden.
- Dies betrifft auch den Wechsel von Steuerberatern, Lohnbüros oder Rechenzentren – unabhängig davon, ob die Software gleich bleibt.
Warum ist das wichtig?
- Bei einem Wechsel gehen oft Daten verloren oder werden unvollständig übertragen.
- Diese Daten sind jedoch essentiell für die nächste Betriebsprüfung.
- Ohne rechtzeitige Übermittlung drohen Beanstandungen, Nachforderungen und hoher Aufwand durch nachträgliche Rekonstruktionen.
So geht's
- Frühzeitig planen: Wechsel des Systems oder Dienstleisters rechtzeitig abstimmen.
- Daten vor dem Wechsel übermitteln: Alle relevanten Entgeltabrechnungsdaten müssen vor dem Wechsel über das euBP-Verfahren gesendet werden.
- Nachweise sichern: Sendeprotokolle und Annahmequittungen der DRV revisionssicher archivieren.
- Nicht auf neue Systeme verlassen: Die DSRV speichert die Daten bis zur nächsten Prüfung – Archivfunktionen neuer Systeme reichen nicht aus.
Weitere detaillierte Informationen zum euBP-Verfahren und den Grundsätzen zur Übermittlung der Daten können auf der Website der DRV abgerufen werden.